Hysbysiad Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd Panel Heddlu a Throsedd Gogledd Cymru 

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymwneud â phrosesu data personol gan Banel Heddlu a Throsedd Gogledd Cymru. Cynhelir yr holl brosesu data gan yr awdurdod cynnal (Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy) sy’n cefnogi gweithrediad y Panel.l.   

Mae’r hysbysiad preifatrwydd yn cynnwys:

Pwrpas prosesu

• Pwrpas prosesu
• Gwybodaeth bersonol a gesglir a sail gyfreithiol
• Gyda phwy y gallwn rannu eich gwybodaeth
• Am ba hyd y byddwn yn cadw eich gwybodaeth
• Eich hawliau gwybodaeth 

Mae Panel yr Heddlu a Throsedd yn prosesu gwybodaeth bersonol er mwyn perfformio ei swyddogaethau statudol yn cynnwys:

• prosesu cwynion yn erbyn Comisiynydd yr Heddlu a Throsedd neu ei Ddirprwy
• dal Comisiynydd yr Heddlu a Throsedd i gyfrif am berfformiad ei ddyletswyddau statudol
• i ymateb i ymholiadau cyhoeddus a galluogi aelodau’r cyhoedd neu eraill i gymryd rhan yng nghyfarfodydd y panel

Gwybodaeth bersonol a gesglir a sail gyfreithiol    

Mae’r Panel yn prosesu gwybodaeth bersonol sy’n berthnasol i achosion unigol, a all
gynnwys y data personol canlynol, ymhlith eraill:

• Enwau
• Manylion Cyswllt (cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost)
• Manylion unrhyw gwyn neu fater yr hoffech ei godi gyda’r Panel 
• Delweddau a recordiadau sain o gyfarfodydd a ddarlledir dros y we 

Gallwn hefyd brosesu rhywfaint o wybodaeth categori arbennig (sensitif) sy’n berthnasol i
achosion unigol.   

Mae’n berthnasol i wybodaeth am unigolion:   

• Sy’n gwneud cwynion am Gomisiynydd yr Heddlu a Throsedd
• Sy’n ymgysylltu mewn gohebiaeth â’r Panel (yn cynnwys dros e-bost)
• Sy’n mynychu cyfarfodydd y Panel   

Y sail gyfreithiol dros brosesu’r wybodaeth bersonol hon yw:   

• mae’n angenrheidiol i Banel yr Heddlu a Throsedd i gydymffurfio â’i rwymedigaethau statudol dan y Ddeddf Diwygio’r Heddlu a Chyfrifoldeb Cymdeithasol 2011, Rheoliadau Cyrff Plismona Etholedig Lleol (Cwynion a Chamymddwyn) 2012 a Deddf Llywodraeth Leol 1972.   

Y sail gyfreithiol dros brosesu data personol categori arbennig (sensitif) yw:   

• mae’n angenrheidiol am resymau o ddiddordeb cyhoeddus sylweddol, yn enwedig Statudol ac ati a Dibenion y Llywodraeth  (Deddf Diogelu Data Atodlen 1, paragraff (6)) gan y ddeddfwriaeth y cyfeirir ati uchod.   

Gyda phwy y gallwn rannu eich gwybodaeth 

Mae’n bosibl y bydd angen i ni rannu’r wybodaeth bersonol rydych wedi’i rhoi i ni, neu rydym ni wedi’i chasglu amdanoch â sefydliadau partner pan fo’n  berthnasol i’r unigolyn a/neu ei
ddarpariaeth gofal. Mae'r rhain yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:   

• Swyddfa Comisiynydd yr Heddlu a Throsedd Gogledd Cymru
• Swyddfa Annibynnol Ymddygiad yr Heddlu
• Aelodau'r Panel
• Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy fel awdurdod cynnal y Panel 

Pan fydd aelod o’r cyhoedd yn cyflwyno cwestiwn i’w gynnwys ar raglen ffurfiol cyfarfod y Panel, byddwn yn cyhoeddi ei enw fel rhan o raglen y cyfarfod hwnnw. Bydd y wybodaeth honno ar gael yn fyd eang drwy’r rhyngrwyd.   

Bydd gweddarllediadau o gyfarfodydd Panel yr Heddlu a Throsedd hefyd ar gael yn fyd eang drwy’r rhyngrwyd.   

Mae gan y Panel ddyletswydd statudol i atgyfeirio cwynion difrifol i Swyddfa Annibynnol Ymddygiad yr Heddlu. Mae’n rhaid i’r Panel hefyd roi unrhyw wybodaeth a dogfennau y mae’r Swyddfa’n gofyn amdanynt.   

Bydd gwybodaeth ond yn cael ei rhannu pan fydd wirioneddol angen i’n helpu i ddarparu gwasanaethau effeithiol ac mae’n bosibl y bydd gennych yr hawl i wrthod.   Ni fyddwn yn ei drosglwyddo i unrhyw barti arall oni bai ei bod yn ofynnol i ni wneud hynny gan y gyfraith neu mewn pob amgylchiad rhesymol, bod datgelu’n deg ac yn cael ei warantu at y diben o brosesu, neu'n ddarostyngedig i eithriad diogelu data cyfreithiol.   

Weithiau mae’n ofynnol gan y gyfraith ein bod yn gorfod trosglwyddo eich manylion i drydydd parti, er enghraifft i atal a/neu ganfod trosedd.   

Am ba hyd y byddwn yn cadw eich gwybodaeth   

Y cyfnod cadw cofnod safonol ar gyfer cwynion am y Comisiynydd Heddlu a Throsedd a/neu’r Dirprwy Gomisiynydd Heddlu a Throsedd yw 6 mlynedd ar ôl cau’r gwyn. Mae rhaglen ffurfiol, cofnodion a phapurau trafodion Panel yr Heddlu a Throsedd yn cael eu cadw’n barhaol.  Mae gweddarllediadau o gyfarfodydd ar gael ar-lein am 6 mis ac mae copi yn cael ei gadw am gyfnod pellach ar YouTube.   

Ni fyddwn yn cadw eich gwybodaeth am fwy o amser nag sydd ei angen. Mewn rhai achosion, mae’r gyfraith yn nodi am ba hyd y mae’n rhaid cadw gwybodaeth.  Mae’n bosibl y byddwn yn cadw eich data yn hirach os oes arnom angen ei gadw am resymau cyfreithiol, rheoleiddio neu dystiolaeth neu arfer orau. Byddwn yn cael gwared ar bob cofnod yn ddiogel, boed hynny ar bapur neu’n electronig.  

Eich hawliau gwybodaeth 

Mae gennych hawl i gael copi neu ddisgrifiad o’r data personol sydd gennym amdanoch, yn amodol ar gyfyngiadau cyfreithiol.   Mae’n bosibl y bydd gennych hawl i gywiro, cyfyngu, gwrthwynebu a dileu eich gwybodaeth bersonol yn dibynnu ar y sail gyfreithiol a ddefnyddir i brosesu.   

I ddefnyddio unrhyw un o’r hawliau hyn, cysylltwch â: